בשנים האחרונות יש עלייה חדה בהיצע ובביקוש של מנהלות משרד במיקור חוץ לעסקים מכל הסוגים, לרוב אלו הם עסקים קטנים או עצמאיים שרוצים לגדול מהר וטוב יותר. השירות הזה מתאים מאוד לעולם העסקים המודרני עם הטכנולוגיה המתקדמת שמאפשרת גם עבודה מרחוק ושירותי מנהלת משרד שעובדת מהבית שלה ולא מהמשרד של העסק (אם בכלל יש כזה…). על כך בכתבה שלפניך.
בעלי עסקים של היום, בעיקר מי שהם עצמאיים המנהלים עסק של "אדם אחד" או עסק קטן עם עובדים זמניים ו/או פרילנסרים לפי הצורך שלו, הם נתח הולך וגדל בקרב בעלי העסקים.
העסקים הללו למדו לשכור משרד בחלל עבודה משותף ולהוציא החוצה חלק מהעבודות שלהם, כך שהם יותר מנהלים אחרים בעבודות שהם פחות טובים בהם ומתמקדים רק ביתרונות שיש להם בענף בו הם עוסקים.
אחד השירותים שמתאימים כמו כפפה ליד לעצמאיים שכאלה הוא שירות של מנהלת אישית במיקור חוץ המטפלת בכל ענייני "המשרד" במקומם, ומפנה להם זמן יקר ערך לעסוק רק במה שהם טובים ומוצלחים בו הרבה יותר. התוצאות בד"כ הן עליה רבה בתפוקה של העסק בתוך חודשים ספורים.
מהם השירותים שמספקת מנהלת משרד במיקור חוץ?
יש מספר רב של שירותי משרד שניתן לקבל ממנהלת משרד במיקור חוץ, חלק ירצו את כולם ואחרים רק חלק מהם.
בין השירותים הללו ניתן לציין:
- שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ – ניהול שוטף של פעילות המשרד (טלפון, דואר, ניירת).
- שירותי ניהול לקוחות במיקור חוץ – מענה ראשוני ללקוחות פוטנציאליים, קביעת פגישות, שימור לקוחות ועוד.
- שירותי ניהול כספים במיקור חוץ – שירותי הנהלת חשבונות בסיסיים, ריכוז הוצאות והכנסות וכדומה.
- שירותי ניהול ספקים במיקור חוץ – איתור ספקי שירות מתאימים, השוואות מחירים בין ספקי שירות וכן הלאה.
- שירותי ניהול עובדים במיקור חוץ – איתור עובדים לפרויקטים ספציפיים, מעקב אחר פעילות העובדים, שחרור עובדים וכו'.
איך בוחרים מנהלת משרד מתאימה עבורכם?
ראשית כל חשוב להתייחס לשכירת שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ כהשקעה ולא כהוצאה. העלות שלה זולה הרבה יותר ביחס לגיוס עובדת בתפקיד זה למשרה מלאה ולעתים בתוספת של שכירת משרד עבורה וכדומה.
מעבר לכך חשוב מאוד לבדוק שיש לה ניסיון ויכולות לתת מענה בשירותים שזקוקים להם. אם מחפשים מישהי לניהול כספים אז מומלץ מישהי עם תעודה בהנהלת חשבונות ואם רוצים מישהי שבעיקר תעסוק בגיוס עובדים אז יהיה יתרון אם היא בוגרת לימודי משאבי אנוש וכן הלאה.
הדבר הבא חשוב ביותר והוא הכימיה בין המעסיק והמועסקת. חשוב מאוד שתהיה תקשורת טובה וברורה בין שני הצדדים כדי להבטיח שהגדרות התפקיד מובנות היטב והשירות שמתקבל נותן להם את המענה הנדרש.
לבסוף יש את סוגיית העלות, וכאן כל נותנת שירות עשויה לבקש סכום שונה עבור השירות שלה וכדאי לערות השוואת מחירים ולעמוד בתקציב שיש לכם לשם כך.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.